Los altos directivos de las corporaciones mundiales aparentemente se han transformado en expertos en sistemas de información automatizada, gracias al uso de los computadores. Hoy día las personas jóvenes saben más de cómo funciona un ordenador que de la mecánica del carro o del teléfono de la casa. Con estas realidades son muy pocos los gerentes que entienden de información. Han aprendido cómo se consiguen datos, pero un alto porcentaje de ellos no han aprendido todavía como usarlos. Hoy está de moda la organización basada en la información. Pero muy pocos líderes organizacionales han aprendido a preguntarse entre otras las siguientes inquietudes: ¿Cuál información requiero para desempeñarme exitosamente en mi trabajo? ¿En cuál momento la necesito? ¿Cómo la necesito? ¿Quién debe suministrármela?. Y otras preguntas referentes al uso de la información que muy pocos gerentes se hacen son las siguientes: ¿Qué debo hacer ahora que tengo toda esta información? ¿Cuáles responsabilidades nuevas debo aprender? ¿Cuáles debo ejecutar en una forma distinta?. Y, lo más grave es que casi nunca se preguntan los ejecutivos cómo procesadores de información las siguientes interrogantes: ¿Qué tipo de información debo suministrar? ¿A quién? ¿Cuándo? y ¿En qué forma?. Muchos de ellos confunden una "base de datos" con información. Los datos son la materia prima de la información. Los especialistas en esta área afirman lo siguiente: "para que la materia prima –los datos- se conviertan en información tiene que ser organizada para una responsabilidad, dirigida a un rendimiento específico y utilizada para la adopción de una decisión asertiva".

Los expertos en información son diseñadores de herramientas. Los usuarios –directores, ejecutivos, gerentes, etc.- tienen que decidir qué información deben utilizar, cuál es la finalidad y cómo deben usarla. Estos con un aprendizaje significativo deben convertirse en "expertos" en el uso de información. Sin lugar a dudas que es éste el primer reto que deben enfrentar los usuarios terminales de información, por cuanto los mismos usuarios organizacionales se han vuelto "expertos" en computación.

El estudio de las necesidades y los usos de la información es necesariamente interdisciplinario, y vincula campos afines como la psicología cognoscitiva, los estudios sobre comunicación, la difusión de las innovaciones, la economía, la recuperación de información, la teoría de la organización y la antropología social. Esto ha traído como consecuencia en la insistencia de una perspectiva unificadora que aportaría coherencia a la abundancia de investigación sobre cómo los seres humanos buscan y usan la información. Aunque ésta con frecuencia tiene una manifestación física como un documento o registro, el contexto y el significado de la información que allí se encuentra se crean de nuevo cada vez que los utiliza un usuario. La arquitectura de la información la producen las personas, quienes de acuerdo a su experiencia configuran una realidad y la adaptan a las nuevas exigencias de la situación en particular en donde se ha de utilizar la información.

Un modelo general del uso de la información tiene que abarcar la totalidad de la experiencia humana que es la búsqueda de información: los pensamientos, sentimientos, acciones y el medio ambiente en donde se aplican estos. De acuerdo a la experiencia obtenida por los expertos en información, es que los usuarios son personas muy sensibles, cognoscentes; que la búsqueda y el uso de la información constituyen un proceso dinámico que se extiende a través del tiempo y del espacio, y que el contexto del uso de la información determina de qué formas y hasta cuál nivel la que se recibe es útil. No se puede perder de vista que la conducta de las personas sobre la información puede demostrar un abanico infinito, se encuentra un orden al desenredar las capas cognoscitivas, afectivas y situacionales que envuelven la búsqueda y uso de la información.

Pero por otra parte la organización también tiene que hacerse experta en el uso de información. Ella necesita aprender a preguntarse: ¿Cuál información se necesita en esta empresa? ¿Cuándo se necesita? ¿Cómo se necesita? y ¿Dónde se consigue?. Las corporaciones con visión de futuro han sido las que se han planteado estas interrogantes. De estos planteamientos, se puede apreciar claramente que la información que más necesita una empresa sólo está disponible, si es que lo está, en una forma primitiva y desorganizada, porque lo que una organización requiere más para la adopción de decisiones, especialmente las estratégicas, son datos relativos a lo que ocurre fuera de su entorno interno. Y, es ahí, precisamente fuera de la empresa; donde están los resultados, las oportunidades y las amenazas. De acuerdo a la experiencia de los expertos en producir información, dicen que la gran mayoría de las empresas los únicos datos de fuera que han incorporado en sus sistemas de información y en sus procesos de adopción de decisiones son datos relativos al mercado, día tras día: ¿Qué compran los clientes actuales? ¿Dónde compran? y ¿Cómo compran?. Muy pocas empresas se han preocupado por obtener información acerca de los que no son sus clientes, y mucho menos han integrado dicha información en sus bases de datos. Y muchas empresas, incluyendo las poderosas en su sector o en el mercado, no han incorporado a los no clientes, que siempre son más numerosos que los clientes. Y, cuando se trata de información acerca de demografía, el comportamiento y los planes de los competidores efectivos y potenciales, o no existen datos en absoluto o sólo las más amplias generalizaciones.