REUNIONES PRODUCTIVAS

Una gran parte de la actividad gerencial ocurre en reuniones. De acuerdo a estudios realizados en el mundo organizacional, los gerentes ubicados en los niveles estratégicos ocupan cerca del 50% de su tiempo en reuniones; mientras que en los niveles tácticos es aproximadamente el 30% de dedicación a este tipo de acción. Por ser estas una inversión significativa de tiempo, conviene que las mismas sean planificadas debido a que su productividad es vital para la organización. Sin embargo, con mucha frecuencia suele suceder que los directivos que participan se hagan las siguientes preguntas: ¿Se justifica la reunión? ¿Estuvo bien planificada y conducida? ¿Se lograron los objetivos perseguidos? ¿Cuántas reuniones son realmente útiles? En la mayoría de los casos, las respuestas a estas interrogantes son negativas. Dicha realidad representa no sólo la pérdida de productividad de las reuniones, sino también todo un camino de frustraciones y desmotivación, que a la larga incide negativamente en el clima empresarial y por ende en su eficacia, pero es posible mejorar en gran proporción la productividad de las reuniones gerenciales, tomando en cuenta que se invierte mucho tiempo y dinero, y ambos son valiosos,

Existen ciertas herramientas, conceptos y técnicas, cuyo aprendizaje y puesta en acción están al alcance de los responsables de planificar, efectuar y dirigir las reuniones. Entre tales herramientas existe una tipología de reuniones que ayuda a utilizar apropiadamente los diferentes diseños, según sea la clase de reunión. Normalmente esta tipología se emplea con el fin de mejorar un proceso, analizar un problema o adoptar una decisión. En consecuencia es fundamental la ejecución sistemática de una metodología adecuada.

En este orden de ideas se pueden mencionar los siguientes elementos que ayudan a que se garantice la productividad. El primer elemento de éxito de una reunión gerencial es la convocatoria para la misma y se debe valorizar plenamente la justificación, evaluar sino existe otra opción para lograr el objetivo deseado. En este proceso valorativo es importante aplicar la teoría de participación cuando se trate de adoptar una decisión, no perdiendo de vista la situación global con todos los mecanismos que deben tomarse en cuenta para definir de la forma más sensata de quienes deben participar. Una vez que se haya evidenciado la justificación de la reunión y quienes serán los invitados, es indispensable que el que vaya a fungir como Director, se base en una ordenada administración, la cual debe incluir los siguientes pasos: a) la pre-planificación; b) la realización y c) el seguimiento. En otras palabras para que la reunión sea productiva deben ser controlados todos los detalles el "antes", el "durante" y el "después".

Por otra parte además de los conceptos e ideas mencionados en los párrafos anteriores y que son bastante conocidos para dirigir exitosamente una reunión, hoy día se hace necesario destacar la utilización de algunos papeles que ayudan a la productividad, como son el rol de facilitador y el del anotador. Además el director debe tomar en cuenta los siguientes elementos: número de participantes, grado de formalidad y el propósito. En relación con el primero de los mencionados existen tres niveles básicos: de dos personas, de un grupo pequeño o de un grupo grande. Cuando están interactuando dos personas, la dinámica tiende a ser completamente distinta a la de los grupos, por cuanto en la primera no existen espectadores y la imposibilidad que otras personas participen en la conversación. Por otra parte, muchas de las reglas que son indispensables para incrementar la productividad de las reuniones entre tres o más personas no son tan notables con relación al diálogo entre sólo dos personas.

La decisión del número de personas es fijado arbitrariamente por el director. En lo que se refiere a un grupo grande, los expertos mencionan que el mismo se podría dividir en diversos niveles: mediano, grande o muy grande y, muchas técnicas que se utilizan en los pequeños grupos, puedan que sean comunes con los del grupo mediano. Mientras que cuando es un grupo muy grande es buena técnica incluir secciones en donde los participantes se distribuyan en grupos pequeños, para luego intercambiar en una reunión plenaria las conclusiones de cada uno de ellos.

En referencia a la formalidad, existen dos situaciones extremadamente opuestas: el encuentro puramente casual o improvisado y la reunión con todos sus componentes formales (incluyendo la entrega de la agenda a tiempo y forma, con la identificación de los objetivos, el temario, la metodología a usar, invitados, horarios, hacer circular la información que será utilizada en la reunión, el lugar y la logística a emplearse, entre otros). Toda esta serie de detalles es muy importante para asegurar la productividad y eficacia, por cuanto puede ocurrir que el mejor procedimiento puede no dar el resultado esperado a la hora de administrar una reunión, por cualquier falla, que en la mayoría de los casos proviene del director y/o administrador.

En cuanto al propósito de la reunión , existen tres tipos principales de reuniones: la orientada a analizar un problema y adoptar una decisión; las de intercambio de información y las "especiales", dentro de este último grupo se incluyen: las que tienen objetivos funcionales específicos; (demandan metodologías especiales y requieren el conocimiento previo del director o de los participantes, también se pueden incluir en este último grupo las reuniones de capacitación, entrevistas de selección o de evaluación de personal) .

Las mejores reuniones ahorran tiempo y dinero. Sin embargo, muchas son innecesarias, y a veces se convierten en rutinarias, representando una pérdida de esos mismos recursos tan valiosos: dinero y tiempo (este último irrecuperable).